Справка
Как работает система
Путь письма
- Письмо приходит на почту компании. Через минуту оно зарегистрировано: получает номер вида
Вх12/10/26— порядковый номер, месяц, год. Счёт начинается заново каждый месяц. - В рабочую группу Telegram приходит уведомление — у каждого письма своя тема. Под уведомлением кнопки: «Открыть», «Назначить», «Взять себе», «Не требует ответа».
- Срочные письма — претензии, требования, предписания, судебные — помечены 🚨 и дополнительно приходят руководителю лично.
- Руководитель или делопроизводитель назначает ответственного, соисполнителей и срок. Срок считается в рабочих днях: претензия, требование, предписание — 10, запрос — 5.
- Исполнитель получает поручение в личные сообщения с кнопками «Принял», «Нужны уточнения», «Отклонить — не моё».
- Обсуждение ведётся в теме письма или в карточке — всё хранится вместе с письмом.
- Письмо закрывается статусом «Исполнено» или «Не требует ответа». Тема в группе закрывается автоматически, а если контрагент ответит — откроется снова.
Что означают цвета срока
Каждый будний день в 09:00 бот напоминает исполнителю о письмах со сроком сегодня, завтра и через три рабочих дня, а просроченные — ежедневно. Руководитель получает сводку по понедельникам.
Команды бота
/my | мои письма в работе со сроками |
/overdue | просроченные письма |
/find текст | поиск по номеру, теме, отправителю, объекту, договору |
/new | зарегистрировать бумажное письмо: пришлите фото или PDF скана, в подписи — тема |
/report | сводка за неделю (руководителю) |
/web | одноразовая ссылка для входа с компьютера |
Куда попадает реклама
Рассылки, приглашения на форумы и предложения услуг не получают номер и не беспокоят группу: они откладываются в раздел Администрирование → Рассылки. Там делопроизводитель видит каждое письмо целиком и одной кнопкой регистрирует нужное или отмечает «Не корреспонденция».
Если реклама всё-таки попала в реестр, в карточке есть кнопка «Спам / не корреспонденция»: письмо аннулируется (удалять записи нельзя), отправитель больше не регистрируется.
Кто что может
| Руководитель | видит всё, назначает, закрывает без ответа, аннулирует, управляет сотрудниками |
| Делопроизводитель | регистрирует, разбирает рассылки, назначает по поручению, подтверждает реквизиты |
| Исполнитель | видит свои письма и письма, где он соисполнитель; меняет статус, пишет в обсуждение, прикладывает файлы |
| Наблюдатель | только просмотр писем, к которым дан доступ |
Доступ выдаёт администратор ссылкой-приглашением. Блокировка сотрудника закрывает ему доступ сразу — и к приложению, и к кнопкам бота.
Если что-то пошло не так
- Письмо не появилось в реестре. Проверьте раздел «Рассылки» — возможно, оно там. Если нет, посмотрите «Администрирование → Почта и Telegram»: там видно время последней проверки ящика и ошибки.
- Почта не проверялась больше 15 минут. Руководитель получает об этом сигнал в Telegram и отбой после восстановления.
- Письмо не удалось прочитать. Его номер показан в «Почта и Telegram»; откройте письмо в ящике и зарегистрируйте вручную кнопкой «Зарегистрировать».
- Не приходят личные уведомления. Нужно один раз нажать «Запустить» у бота — Telegram не разрешает ботам писать первыми.